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    经常用 WhatsApp 处理公事?小心这 8 个地雷!得罪了老板和客户,就是因为你做了这些事!- 铁饭网 | RiceBowl.my | 全马首个中英文求职招聘网站

    Shinchan
    by Shinchan
    Jan 12, 2018

    随着智能手机越来越普及化,各种通讯应用程式越来越方便,处理公事也不再只局限于email、打电话、sms,还有一种更便捷的方式—— WhatsApp!

    无论是向上司汇报工作进度,向客户询问最新进展,和同事讨论计划书,都可以通过 WhatsApp 来完成。也因为 WhatsApp 被过度泛滥使用,导致于很多人都忽略了在工作上使用 WhatsApp 礼仪。

    以下 8 种是最不礼貌的 WhatsApp 使用方式,你肯定也曾经中招!

     

    1.已读不回

    最常发生的地雷,就是传了讯息,对方显示「已读」却迟迟不回应,让传讯息的人左等右等,并产生不必要的揣测。然而,以现代人(特别是日理万机的主管)忙碌的情形而言,就算点开了讯息,也不一定有时间、有心思真的「读」进去;也就是「显示已读」,并不保证「真的已读」。

    因此,看到「已读」,不要预设对方是不在意你、或故意不回,很有可能只是正在忙,或还需要思考如何回应。

    不过话说回来,对上司或客户(以及任何你在意的人)千万不要已读不回。如果正在忙碌时收到讯息而无法即时回应,可以传个简短讯息给对方,如「收到」、「抱歉现在会议中,下午回覆」让对方先放心,也为对方免除猜测的疑虑、节省等待的心力。

    2. 暧昧的贴图或表情符号

    收到工作上接触的人(尤其是异性)传来拥抱、爱心等贴图,你会不会觉得有点尴尬,不知道该如何回应?贴图是表达情感的好帮手,特别对个性内敛含蓄的人而言,贴图真是「爱在心里口难开」的解药。

    然而,建议「与私人感情相关的贴图」在私人领域(如家人、亲密朋友)用就好,在职场,尤其是对异性,还是少用为妙。

    一个原则供你参考:真实世界不会做的事,在网路世界也不要传,如果在日常生活中不会拥抱,就不要传拥抱贴图,不是真的觉得「爱」他,就不要「爱心」传个不停!

     

    3.半夜或清晨传讯息

    你有过清早被讯息吵醒的经验吗?不论讯息内容多重要、多有益、多值得分享,当传送的时间不对,原有的价值就被抹消。一般而言商务讯息的时间,即等于上班时间,如果真的必须在晚上联络事情,也不宜晚于晚上10点。

     

    4. 没有重点的声音讯息

    大部分人采用声音讯息,除了因为打字不方便之外,就是要表达的太多,干脆用讲的比较快,但却往往因「讲不清楚」,让双方沟通得更累。为了让讯息清楚传递,不妨将声音讯息视同30至90秒的简报,慎重以待:除了传讯息前先确保不被背景环境音干扰,更要在心中拟好讯息的结构,简洁扼要、列点式说明;千万不要在讯息中支支吾吾、嗯喔啊等口语赘字连发,而让你的专业与沟通打了折扣。

    5. 一个讯息分好几次传

    一个讯息分好几次传送,除了干扰对方也浪费时间,不够专业体贴,也容易造成资讯的误读。

    建议你写重要讯息时,可以另开一个视窗(如手机里的记事本),先把讯息编辑好,包括错字、赘字、列点、标点符号...等皆确认没问题,再贴到通讯软体里,传送给对方。这个小动作能有效免除许多因手滑而造成扣分的风险(如写错客户的名字),虽然多了一层手续,但也多了一分安心。

     

    6. 平铺直叙,感情不足

    冰冷的文字,有时难免造成误会。例如「表格填完后传给我」,就算你并无此意,但很容易就让对方觉得有被命令的感受。正因为文字没办法传递表情、语气、肢体动作等非语言沟通讯息,因此「请、谢谢、对不起」等用语就更加重要!例如这句话如果改成「表格填完后,请传给我,谢谢您!」意思就更完整,收到的人也更舒服。

     

    7. 看不出是谁传讯息来

    工作上使用的通讯软体大头照,一定要经过精挑细选,因为这是你展现专业形象的第一个门面。所以务必使用自己的照片,并且是好看、专业且「与事实相符」的(可别修图修过头,变成「照骗」了)。

    千万避免卡通人物、小猫小狗、伴侣小孩合照、衣着暴露...等照片,毕竟工作归工作、生活归生活,职场上用的形象照,还是要选张能让人迅速连结到你专业能力的照片才好。

    设定昵称和状态时也要注意,尽量避免使用花俏的符号或绰号(除非那是你想强调的个人特色),不论是用公司名、中文全名或英文名字,都要以「其他人一眼就能看出是谁」为原则。

     

    8. 在群组中个人对话

    当两个人在群组中自己开启一个与他人无关的话题,你一言我一语的径自对话,不仅对其他人不礼貌,无形中也暴露了自己的隐私。当你的对话内容跟别人没有关联时,请记得:用私人对话的方式就好,千万不要在群组打扰到其他的人。

     

     

     

     

    (参考资料来源:商周)


     

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