职场上5 个最实用的Email范本,从此再也不用把时间花在回复邮件上面了 - 铁饭网 | RiceBowl.my
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职场上5 个最实用的Email范本,从此再也不用把时间花在回复邮件上面了 - 铁饭网 | RiceBowl.my

post by Chloe Chan

by Chloe Chan

May 30, 2017
at 8:28 AM

电子邮件真的是每天都会陪伴我们工作的工具。一方面是联络很方便,另一方面就是有据可查。不受时间、地点限制。

正因为只要是你发出去的每一封邮件日后都有可能被人家拿出来阅读、研究,所以就更要保证用词、语气表达得恰如其分。

也许你会说,每天都要面对大量的邮件,读都读不过过来,哪还有时间来思考每一封邮件怎么措辞啊?

别急,小编这就给你5种常用情境的范文,让你只需要把需要回复的内容填进去就好,绝对不会出差错。

 

晚点给答案的回复

有些电子邮件可以非常快地回复,但有些则需要稍微想一下,或者需要查资料确认才能回复。这个时候,如果不想让对方以为你忽略了这封信件,但当时确实没办法回复,就可以按照下面这个范文表示“收到了!但我需要一点时间才能回复。”

 

Hi [Name],

Thanks so much for your question about [topic].

I just wanted to let you know that I’m looking into it and will get back to you before the end of week with an answer.

If you need me to get back to you sooner, please let me know!

Best,

[Your name]

 

Hi〔名字〕,

感谢您询问有关〔主题〕的问题,

但我手边正好忙不过来,寻找这份资料也需要一点时间,所以我会在这个星期结束前回复您。

如果您需要我尽快回复,请告诉我。

〔名字〕敬上

 

当你正跟别人生气时的邮件回复

当你正在跟别人生气上,最差的处理方式就是把情绪带到工作场合。为了避免这种情况,你可以经由事先写好一份心平气和的脚本,在情绪来临时,跟客户或同事沟通:

 

Hi [Name],

Thank you for your honesty and constructive feedback. I understand where you’re coming from, and think it would be helpful to discuss further.

Do you have time to add a call or cup of coffee to your schedule this week? I think it would be helpful for us to talk about next steps, and how we might avoid similar miscommunication in the future.

Best,

[Your name]

 

Hi〔名字〕,

感谢您有建设性和真诚的回复。我知道您的建议都是合情合理的,也认为这对未来的合作有帮助。

所以想请问您这个星期有时间跟我喝一杯咖啡,或是通一次电话吗?我觉得这会对我们如何进行下一步工作有帮助,也能降低彼此间沟通的误解。

〔名字〕敬上

 

提供文件、工作流程

如果你负责的工作是资料管理,那么会经常收到同事借阅资料的请求。这虽然是你的份内事,但是当你真的忙起来的时候,也不会有时间来一一回复这些邮件,所以你就可以用下面这个范文来回复:

 

Hi [Name],

Thanks for reaching out with questions about [procedure]!

We prefer to use [program], and I’ve outlined the process for [project] below:

[Insert numbered list]

If you have any questions along the way, don’t hesitate to reach out.

Best,

[Your name]

 

Hi〔名字〕,

谢谢你对〔档案、资料〕提出的申请。

我会建议你使用〔程序名称〕,针对这项〔文件〕的使用流程详述如下:

〔插入资料连结〕

如果还有任何问题,请随时跟我联络。

〔名字〕 敬上

 

介绍同事给别人

本来是需要自己负责的事情,但是临时接到其他的工作,所以需要安排另一名同事代替你,你可以这样说:

 

Hi [Name],

Thanks for thinking of me for this project. Unfortunately, my schedule is jam-packed this week.

I do have a coworker who has helped out with similar tasks in the past. I’d be happy to reach out to her and see if she has time to work on this.

How this sound?

Best,

[Your name]

 

Hi〔名字〕,

感谢您邀请我参与这项工作。不幸的是,我这个星期的行程满到周末。

但我有个同事过去曾做过类似的工作。如果不介意的话,我可以帮你联络他,并帮忙询问他是否有时间。

您觉得如何?

〔名字〕 敬上

 

附加信件

「文件如附件。」「FYI。」应该是工作中最常使用的信件用语,不把它变成固定格式都对不起自己:

 

Hi [Name],

I hope you’re having a good day.

Here’s that document I promised you. Please find it attached below.

If you have any questions, please let me know and I’d be happy to answer your questions.

Thanks!

[Your name]

 

Hi〔名字〕,

希望你今天一切顺利。

你要的文件如附件。

如果你有任何问题,请让我知道,我会很开心。

〔名字〕 敬上

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